HSV- Privacyverklaring

19 juli 2021 /
  1. Algemene principes

De Heistse Schuttersvereniging vzw (Hierna “HSV”), met zetel te 3190 Boortmeerbeek, Wespelaarsebaan 120 vindt de bescherming van de privacy belangrijk. HSV verbindt zich ertoe om te allen tijde de naleving te verzekeren van alle toepasselijke wetten en reglementen inzake gegevensbescherming en streeft ernaar om uw gegevens slechts in overeenstemming met deze bepalingen te verwerken.

Binnen deze context wordt ook naar onze statuten en bijhorend clubreglement verwezen.

Deze privacyverklaring beschrijft hoe HSV omgaat met de persoonsgegevens over u als houder, gebruiker, lid, betrokkene of begunstigde.

HSV behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van deze privacyverklaring is raadpleegbaar via de website http://www.hsvshooting.be/.

Meer informatie kan ook ingewonnen worden bij onze bestuurders:

De Heer Gerhard Geerens
Mevrouw Pedersen Yolanda

Via e-mail: info@hsvshooting.be

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe HSV omgaat met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HSV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit heeft tot gevolg dat dat:

• wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• we vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij ook op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als HSV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

………………………………………………………………………………..

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

  1. Reden van het verwerken van de persoonsgegevens
    Je persoonsgegevens worden door HSV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het voeren van een efficiënte ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
o Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
o Sportieve administratie in het kader van stages, kampen, competities … (contractuele grond)
• Het deelnemen aan competities en tornooien
o Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
o Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
• Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
o Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
o Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
o Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)
• Het strikt in acht nemen van de wapenwetgeving en -reglementering (wettelijke grond), en instructies van de bevoegde toezichthoudende overheden

  1. Welke gegevens worden verwerkt?
    Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :
    • Identificatiegegevens : naam, voornaam
    • Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres
    • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer
    • Rijksregisternummer
    • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
    • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
    • Opleiding en vorming
    • Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
    • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
    • Gegevens opgelegd door de toepasselijke wetgeving en/of regelgeving en/of toepasselijke overheden (oa. uittreksel uit het strafregister (bewijs van goed gedrag en zeden), wapenvergunningen, sportschutterslicenties, …).

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de federaties.

  1. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers
    De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
• het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
• het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
• het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
De

  1. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers
    Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
  • Verbonden federaties en/of analoge organisaties (FROS)
  • Subsidiërende overheden
  • Toezichthoudende overheden (op de naleving van de wapenwet)
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens worden niet aan landen buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven.

  1. Minderjarigen
    Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

  1. Bewaartermijn
    HSV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding, wapenwetgeving, licenties, …). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

HSV verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na laatste gebruik, of de reden van het inwinnen van de gegevens (vb naleving wapenwetgeving) of beëindiging van de samenwerking.

  1. Beveiliging van de gegevens
    Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens HSV van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

  1. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

  1. Klachten
    Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

  1. Wijzigingen aan onze privacyverklaring
    HSV kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 6 april 2021